مدیریت پروژه

مدیریت پروژه
-      اشتباهات رایج در مدیریت پروژه:
اشتباهات رایج در مدیریت پروژه به 3گروه تقسیم می شود.
گروه اول:اشتباه مثبت،که به استفاده تکنیکهای مدیریت پروژه مربوط می شود.اینست که تصور شود،استفاده از ابزار و تکنیکهای مدیریت پروژه،موفقیت پروژه را تضمین می کند.
گروه دوم:اشتباه منفی،که در ارتباط با برآوردهاست.اظهارات اولیه بر دقیق بودن برآوردها و غیر قابل تغییر بودن آنها تاکید دارد،که این واقع بینانه نیست.
گروه سوم:اشتباه برنامه پروژه است.بدین معنا که اگر مدیران پروژه درست طرح ریزی کنند ،همه چیز مطابق نقشه پیش خواهد رفت.واقع بینانه نیست که فکر کنیم مدیران پروژه می توانند هر احتمالی را پیش بینی کنند.
- تعریف پروژه چیست.زنجیره ای از وظایف برای رسیدن به کیاهدف منحصر به فرد در یک چارچوب زمانی ویژه
منحصر به فرد بودن پروژه کیانکنه کلیدی است و آن چیزی است که پروژه ها را از عملکردها جدا می کند و مدیریت آنها را مشکلتر می سازد.
بعبارت دیگر پروژه عبارتست از:بکارگیری دانش،مهارت،ابزار آلات و تکنیکهای روز در فعالیت های پروژه ای جهت برطرف کردن هر چه بیشتر نیازهای سرمایه گذار و انتظاراتی که از پروژه می رود.
-      ارزیابی موفقیت پروژه:
از دیرباز دو معیار در ارزیابی موفقیت پروژه مورد توجه است
1- انجام پروژه در زمان مقرر 
2-انجام پروژه در چارچوب بودجه تعریف شده
امروزه 3معیار جدید در موفقیت پروژه ها مورد توجه است
3-تابع اهداف روز
4-رضایت مشتریان
5- تضمین منابع پروژه
- حوزه های مهارت مدیریت پروژه:
جمعاً9حوزه مهارتی برای مدیران پروژه وجود دارد.
مدیریت تلفیقی-مدیریت ارتباطی-مدیریت محدوده-مدیریت کیفیت-مدیریت زمان-مدیریت هزینه-مدیریت تدارکات-مدیریت ریسک-مدیریت منابع انسانی
در واقع مهارتهای فوق برای مدیران پروژه ها را «حوزه های دانش»می گویند.
-      فهرست نیازهای پروژه
ممکن است پروژه ای را شروع کنید که نیازهای واقعی را تامین نکند و یا نهایتاً هزینه پروژه بیش از سود آن شود.بنابراین بهترین کار این است که هر پروژه ای را با تهیه فهرستی ساده از نیازهای شخصی و تجاری که برای پیشبرد پروژه لازم است شروع کنیم.
برخی از نیازهای پروژه شامل:
اصلاحات اساسی-احتیاجات قانونی-توسعه محصولات جدید-اصلاح فرایند-برطرف کردن مشکلات
الف)اطلاعات اساسی:بسیاری از پروژه ها نیازمند اصلاحات اساسی شامل دفتر-انبار-فضای آموزشی-اصلاح زیر ساختار می باشد.
ب)احتیاجات قانونی:
احتیاجات قانونی شامل ارتقاء امنیت کارکنان و مصرف کننده ،ارتقاء سلامت کارکنان و انطباق با قوانین
ج)اصلاح فرایند:
نیازهای فرایند عبارتست از سیستمهای فرم افزاری کامپیوتری جدید،فرایندهای جدید مدیریت پروژه،تکنولوژی و اتوماسیون فرایند-گواهینامه iso
د)برطرف کردن مشکلات:بطور کلی کاهش هزینه مهمترین اقدام جهت برطرف کردن مشکلات پروژه است.
- تعیین احتمال اجراء و موفقیت پروژه
وقتی نیازهای پروژه مورد نظر است وقت آنست که احتمال اجرای پروژه را مورد بررسی قرار دهیم.چند روش برای ارزیابی احتمال اجرای موفق پروژه وجود دارد اما شاید جامع ترین روش،ارزیابی با در نظر گرفتن محدودیتها باشد.
محدودیتهای رایج در اجرای پروژه ها شامل:فنی-مالی-عملی- جغرافیایی-زمانی-منابع-قانونی-سیاسی
الف)امکان پذیری پروژه از لحاظ فنی:
هنگام مرور امکان فنی پروژه،نیازهای فنی پروژه را با توانایی های فنی خود مقایسه کنید.مثلاً در پروژه های ساختمانی امکان فنی شامل سئوالاتی از این قبیل است«آیا این ساختمان سبک وزن واقعاً توان تحمل وزن این سقف را دارد؟»
ب)امکان پذیری پروژه از لحاظ مالی:
مهمترین مسئله در رابطه با امکان مالی،وجود بودجه کافی جهت اجرای مناسب پروژه است.این جنبه در بعضی از پروژه ها بعنوان قسمتی از تجزیه و تحلیل هزینه/سود تعریف می شود.
ج)امکان پذیری پروژه از لحاظ زمانی:
امکان زمانی در پروژه یکی از اساسی ترین و مشکلترین موضوعات مورد بحث می باشد.مثلاً در پروژه ساختمانی ساخت یک ساختمان در 2ماه در حالیکه،بسیاری از مصالح مورد نیاز خریداری نشده از لحاظ زمانی امکان پذیر نیست.
د)امکانپذیری پروژه از لحاظ قانونی:
در ارزیابی پروژه ها می بایست الزامات قانونی موجود،چه قراردادی و چه دولتی را باید در نظر گرفت.مثلاً در پروژه ساختمانی،امکان پذیری پروژه از لحاظ قانونی شامل تبعیت از قوانین منطقه ای،قوانین ایمنی و...است.
- بیانیه مکتوب پروژه
پس از تجزیه و تحلیل هزینه/سود،وقت آنست بیانیه پروژه را ارائه کنیم.این بیانیه می تواند ساده باشد و به مدیریت ارشد پروژه ارائه شود و یا ممکن است یک سند و یا سخنرانی طولانی باشد.
-      حامی پروژه
حامی پروژه نقش بسیار مهمی در اجرای پروژه ایفا می کند و بودجه پروژه و هزینه های آنرا تامین می کند.در پروژه های داخلی شرکت ها،حامی اغلب مدیران بالا رتبه شرکت است.در پروژه های خارجی،حامی اغلب یک مدیریت بالارتبه در شرکت وابسته است.در پروژه های شخصی اغلب خود فرد حامی پروژه است و ممکن است در برخی پروژه های شخصی(عروسی و فارغ التحصیلی و...)والدین حامی باشند.
-      اخذ مجوز اجرای کار پروژه
مجوز پروژه سندی که توسط حامی و یا مشتری با توافق بر سر تعریف پروژه و ادامه کار آن امضاء می شود.
-      محدوده و خارج از محدوده پروژه
محدوده پروژه به کل مقدار کاریک پروژه اطلاق می شود.ازدیرباز محدوده پروژه بعنوان شرحی از اجرای کاری مشمول در برنامه پروژه اطلاق می شود.این شرح محدوده شامل یک یا دو جمله ساده می شود که کار عمده پروژه راخلاصه می کند.واژه محدوده برای افراد شرکتهای مختلف معانی متفاوت و گسترده ای دارد.در بعضی از سازمانها شرح محدوده جداگانه ای وجود ندارد.اهمیت شرح محدوده پروژه هم تراز اهمیت شرح خارج از محدوده پروژه می باشد.یعنی چیزهایی که مشمول پروژه نمی شود خارج از محدوده پروژه ممکن است در بخش جداگانه ای از برنامه پروژه نوشته شود و یا در قسمتی از بخش محدوده ذکر شود.
-      برون داده های پروژه
برون داده های پروژه نتایج عینی پروژه هستند.محصولات یا خدمات پروژه را برون داده ها گویند.یرونداده ها 2گروه هستند.
الف)برون داده های واسطه:برون داده هایی هستند که برای استفاده در قسمتهای بعدی پروژه تولید می شود.
ب)برون داده های نهایی یا پایانی:برون داده هایی هستند که در اخر پروژه به مشتری تحویل داده می شود.
- توسعه طرحهای کنترل پروژه
در مجموع 5زیر برنامه کنترل پروژه به برنامه اصلی اضافه می شود.این برنامه های فرعی نه تنها برای اجراء و کنترل پروژه بکار می روند.بلکه در فرایند برنامه ریزی برای اخذ تعهد از سهامداران اصلی در فرایندهای کنترل پروژه نیز مورد استفاده قرار می گیرد.
طرحهای کنترل پروژه شامل:
1- طرح ارتباطات پروژه:به توصیف انواع اصلی اردتباط در طول فرایندپروژه می پردازد.
2-طرح کنترل تغییر:توضیح می دهد که چگونه تغییرات پروژه کنترل می شوند.
3- طرح مدیریت کیفیت:چگونگی ارزیابی و کنترل کیفیت را خاطر نشان می سازد.
4- طرح تدارکات:دو طرح آخر در همه سازمانها مورد استفاده قرار نمی گیرد.اما بهنگام رویارویی پروژه با قراردادها
5- طرح تکمیل پروژه:و همچنین هنگامیکه مدیران پروژه در خاتمه دادن به پروژه مشکل دارند،مفید واقع می شوند.
مهمترین قسمت طرحهای پروژه،طرح ارتباطی آن است .زیرا که انتظارات مدیریت،کلیدموفقیت پروژه است و بهترین روش انجام آن از طریق ارتباطات موثر صورت می گیرد.
-      ارائه ساختار جزئی کار(wbs)
قبل از اینکه مدت زمان اجرای پروژه را بطور دقیق برآورد کنیم لازم است که تصور کاملتری از کاری که مشغول اجرای آن هستیم داشته باشیم این کار را با ایجاد ساختار جزئی کار wbs انجام می دهیم و کل کار پروژه را به واحدهای تحت کنترل تقسیم می کنیم برای ارائه تصویر کاملتری از عملکرد یک پروژه،کل کار پروژه را به واحدهای تحت کنترل تقسیم می کنیم در واقع هدف wbs سازماندهی پروژه به سطوح گزارشی مختلف می باشد که شامل موارد زیر است.
(مراحل،اقدامات،وظایف)یا(فازها،فعالیتها،وظایف)wbs  کار پروژه را به یک ساختار گزارشی سلسله مراتبی سازماندهی می کند.
-      رویارویی باریسک پروژه
برنامه ریزی برای ریسک پروژه یکی از عوامل بسیار مهم در اجرای یک پروژه می باشد.ریسک پروژه حداقل دوبار در فرایند برنامه ریزی مورد بررسی قرار می گیرد.
ریسک پروژه:
وقایع یا رویدادهای بخصوصی هستند که می توانند ظاهر شوند و باعث تاخیر و یا توقف در اتمام موفقیت آمیز پروژه شوند.بعبارت دیگر به هر واقعه ای که باعث تاخیر در پروژه و افزایش هزینه ها شود و یا به پروژه لطمه وارد کند،ریسک می گویند.اولین مقوله ریسک پروژه که باید مورد بررسی قرار می گیرد،ریسک اتمام موفق پروژه براساس تجربه سازمان،نوع پروژه،ااندازه پروژه،و عوامل دیگر است.
4- ریسک رایج برای اغلب پروژه ها تحت مقوله های محدودیت مالی-تکنیکی-سیاسی و منابع می باشد که عبارتند از :
الف)تکنولوژی در دسترس نیست
ب)بودجه پروژه کافی نیست
ج)حامی پروژه،سازمان را رها خواهد کرد.
د)یک مهره اصلی سیستم اجرائی پروژه،پروژه را رها خواهد کرد.
برای یک پروژه کوچک برشمردن 3الی 7ریسک کافی است برای پروژه های متوسط ممکن است شما بخواهید5الی10ریسک راست کنید.برای پروژه های بزرگ حدود تعیین 20ریسک کافی است.
-     نظارت بر هزینه ها
اتمام پروژه مطابق بودجه یکی از سنجشهای مهم موفقیت پروژه می باشد.منطقی است که یکی از ابزارهای اولیه مورد استفاده در ارزیابی پیشرفت پروژه،دستگاهی باشد که برهزینه پروژه نظارت کند.
اگرچه بسیاری از سازمانها هزینه های پروژه را ردیابی نمی کنند اما سه دلیل عمده برای انجام این کار وجود دارد اول اینکه ردیابی هزینه ها کمک می کند تا مطابق بودجه عمل کنیم دوم کمک می کند مطابق برنامه زمانی پروژه پیش برویم.سوم اینکه در برآورد بهتر پروژه های بعدی کمک می کند.
بطور کلی هزینه های پروژه به دو بخش هزینه های ثابت و متغیر قابل تقسیم است.
-      روش های اجراء در پروژه ها
با توجه به قوانین و مقررات کشوری جهت تامین منابع مالی پروژه ها و دیگر ضوابط و معیارها،مجموعه ای از روشها برای اجرای پروژه وجود دارد آشنایی با این روشها می تواند موجب تسهیل در اجرای پروژه و تامین اهداف و مقاصد گردد این روشها را می توان به دو دسته کلی به شرح زیر تقسیم کرد.
1- روش امانی:
در این روش دستگاه اجرائی راسا انجام کلیه فعالیتهای مربوط به اجرای عملیات را برعهده می گیرد و با تامین ،تهیه و تدارک کلیه عوامل و امکانات ،کار را به هزینه خود و تحت مسئولیت خود اجراء می کند.
2- روش پیمانی:
در این روش،انجام کلیه فعالیتهای مربوط به اجرای عملیات ،طی مبادله موافقت نامه ،به واحدی بنام پیمانکار واگذار می شود و پیمانکار،راساً مسئولیت پیشنهاد قیمت برای اجرای کار و راه اندازی و تحویل آنرا بعهده داشته و کار را تحت مدیریت و مسئولیت خود اجرا و تحویل می نماید.عمده ترین و عمومی ترین روش اجرای پروژه ،روش پیمانی است.
- انواع قراردادهای پیمانکاری در اجرای پروژه ها
الف)روش قرارداد پیمان براساس فهرست بها:
در این روش شخصاً و جزئیات کار با توجه به نقشه های اجرائی تعیین شده و مقادیر کار(حجم کار)مشخص می شود.سپس فهرست مقادیر و بهای واحد عملیات مربوطه در شرایط مختلف (فهرست بها)با توجه به مشخصات فنی در فصلهای جداگانه تهیه می شود.جمع مبلغی که مشخص شد،مبلغ کل قرارداد به روش فهرست بها می باشد.
ب)روش قرارداد پیمان براساس مبلغ مقطوع:
در این قرارداد که قرار داد با قیمت ثابت نامیده می شود یک قسمت کلی قبل از انجام تشریفات توافقنامه ،برآورد و مشخص می گردد و کار بصورت کلی با قسمت تعیین شده به پیمانکار واگذار می شود.
ج)روش قرارداد پیمان بر اساس پیمانکاری مدیریت:
در این روش که به روش مدیریت پیمان معروف است شخصیتی حقوق به نمایندگی از طرف مجری پروژه یا طرح،مسئولیت برنامه ریزی ،کنترل و هماهنگی پروژه و مراحل اجرایی آن را بر عهده دارد.مدیریت پروژه وظایف خود را در چارچوب قوانینی که به تایید مجری رسیده است انجام می دهد در این روش پرداخت به پیمانکار مدیریت پیمان معمولاً براساس درصد معینی از کلیه مخارج است.
هـ)روش قرارداد پیمان براساس کلید در دست:
در این روش کلیه مسئولتهای پروژه بر عهده پیمانکار اصلی است.بعد از تکمیل پروژه،کارفرما فقط با چرخاندن یک کلید می تواند بهره برداری از تسهیلات اجرا شده را آغاز نماید.
د)روش قرارداد پیمان براساس کلید در دست:
در این روش کلیه مسئولیتهای پروژه بر عهده پیمانکار اصلی است بعد از تکمیل پروژه ،کارفرما فقط با چرخاندن یک کلید می تواند بهره برداری از تسهیلات اجرا شده را آغاز نماید.
د)روش قرارداد پیمان براساس احداث،بهره برداری و انتقال(b.o.t)
در این روش امتیاز توسعه و بهره برداری از یک پروژه بخش دولتی برای مدتی شخصی به یک شرکت تحت عنوان شرکت توسعه پروژه واگذار می شود این شرکت تامین مالی برای پروژه را فراهم آورد و سپس اقدام به طراحی و اجرای تسهیلات مورد نظر می کند سپس برای مدت توافق شده در قرارداد از کارخانه و تسهیلات مذکور بهره برداری نموده و پس از تحصیل در آمد معین شده در قرار داد در زمان مشخص آنرا به دولت واگذار می کند.این روش بعلت کمبود منابع دولتی برای سرمایه گذاری و نیز تفکر مدیریت بهره برداری بیشتر در بخش خصوصی از محبوبیت و مقبولیت فراینده ای در کشورهای در حال توسعه برخوردار است.
و)روش قرار داد پیمان براساس بیع متقابل
این روش نیز همانند روش b.o.t برای تامین منابع مالی پروژه ها مورد استفاده قرار می گیرد در این روش شرکت سرمایه گذار خارجی کلیه مراحل پروژه(طراحی و انتقال تکنولوژی،نصب و..)را برعهده دارد و پس از راه اندازی تحویل کشور سرمایه پذیر می شود شرکت سرمایه گذار اصل و فرع سرمایه گذاری و سود توافق شده آنرا از طریق خرید محصولات تولیدی،دریافت می کند.
ر)روش قرارداد پیمان احداث،انتقال و بهره برداریb.t.o)).
در این نوع قرار داد،سرمایه گذار خصوصی پس از احداث پروژه را به دولت منتقل می کند و حق بهره برداری به یک موسسه اجرائی (با عنوان نمایندگی)واگذارمی شود.سپس موسسه اجرائی اداره پروژه را در قالب یک قرار داد به سرمایه گذار خصوصی واگذار می کند تا هزینه های مربوط به اصل و فرع سرمایه گذاری را دریافت کند.
ز)روش قرارداد پیمان احداث،اجاره و انتقال (b.l.t)
در این نوع قرارداد،سرمایه گذار خصوصی پس از احداث،پروژه را به دولت واگذارمی کند.دولت نیز طی یک توافقنامه بهره برداری از پروژه را به سرمایه گذاری اجاره می دهد تا پس از انقضای مدت اجاره به مالکیت دولت برگردانده شود.
ظ)روش قراردادپیمان ساخت و انتقال(b.t)
در این روش سرمایه گذارخصوصی پس از احداث،پروژه را به دولت منتقل می کند.دولت نیز نسبت به پرداخت اصل وفرع سرمایه طبق قرار دادپیمان اقدام می کند.
ذ)روش قرار داد پیمان ساخت،تملک ،بهره برداری و انتقال (b.o.o.t)
در این روش سرمایه گذار خصوصی محصول را پس از ساخت،به تملک خود در آورده و بهره برداری می نماید بهره برداری تا دوره مشخص و کسب اصل و فرع سرمایه ادامه یافته و سپس به دولت واگذار می گردد.
م)روش قرارداد پیمان احداث،تملک و بهره برداری(b.o.o)
در این روش سرمایه گذار خصوصی پس از احداث پروژه را به تملک خود در آورده و از آن برای همیشه بهره برداری می کند اگر چه ممکن است طرفین در متن قرارداد پیمان گزینه های دیگری را برای بهره برداری و نگهداری پروژه توافق کنند.
-     روشهای تامین مالی پروژه
نحوه تامین منابع مالی و تهیه بودجه مورد نیاز برای انجام پروژه،همواره یکی از مسائل پیشروی سرمایه گذاران می باشد.سرمایه گذاران می توانند منابع مالی پروژه را از دو طریق استقراضی و یا غیر استقراضی از منابع داخل کشور یا خارج از کشور تامین نمایند.
الف:روش استقراضی:
در این روش سرمایه گذارییا کشور سرمایه پذیر در واقع واحی را از موسسات داخلی و یا خارجی دریافت می کند و موظف است در سر رسیدهای مقرر،اقساط باز پرداخت اصل و فرع آنرا به موسسه وام دهنده بپردازد.در روش استقراضی وام دهنده هیچگونه ریسکی را نمی پذیرد.
الف-1)روش استقراضی از منابع داخلی:
مانند انتشار اوراق قرضه،وام از بانکها و موسسات مالی و اعتباری
الف-2)روش استقراض از منابع خارجی:
مانند فاینانس ،یوزانس،وامهای بین المللی و غیره
ب)روش های غیر استقراضی:
این روش در واقع روش سرمایه گذاری است که درآن تامین کننده منابع مالی پروژه با قبول ریسک پروژه،اصل و فرع سرمایه گذاری را از محل عملکرد اقتصادی پروژه انتظار دارد.
ب-1)روش غیر استقراضی از منابع داخلی مانند فروش سهام و یا سرمایه گذاری مستقیم سرمایه گذار
ب-2)روش غیر استقراضی از منابع خارجی مانند روشهای بیع متقابل،b.o.t سرمایه گذاری مستقیم شرکتهای خارجی و غیره
- عمده ترین روشهای مرسوم استقراضی
1-فاینانس:
در این روش مبلغ مشخص با توافق طرفین از یک کشور یا موسسه وام دهنده به کشور ویا شرکتهای آن قرض داده می شود و طی مدت زمان مشخص(معمولاً بین 10-5سال)باید اصل وام و سود مورد توافق بازپرداخت گردد.
2-یوزانس:
این روشض زمانی مورد استفاده قرار می گیرد که کشور یا شرکت مربوطه توان پرداخت هزینه کالا یا خدمات و فن آوری را در حال حاضر ندارد و می خواهد هزینه های آن را در طول زمان و در آینده مشخص(معمولاً بین 2-1سال)پرداخت نماید.در این روش کشور دریافت کننده وام در قبال کالا خدمات و فن آوری های دریافتی برات مدت داری که توسط بانک مرکزی تضمین می شود و نیز تضمین های کافی برای اطمینان از بازپرداخت اصل وام و سود آنرا ارائه می دهد.
3- وامهای بین المللی:
این وامها از طریق،بانکها و موسسات بین المللی مثل بانک جهانی ،صندوق بین المللی پول،بانک توسعه اسلامی و دیگر موسسه های مالی ارائه می شوددر واقع این روش استقراض مثل روش فاینانس است لیکن وام دهندگان بر نحوه هزینه شدن آن ضوابطی را اعمال می کنند.
4- روش اعتباراسنادی(l.c):
در این روش دریافت کننده خط اعتباری،طبق قرار داد اجازه می یابد به اندازه مبلغ معینی از تولیدات و خدمات ارائه دهنده خطوط اعتباری استفاده نمایدوطبق قرار داد نسبت به بازپرداخت آن اقدام نماید.
- کنترل پروژه
کنترل پروژه به مفهوم نظارت،ارزشیابی،اقدامات اصلاحی و پیگیری،فرایند مستمر و منظمی است که مدیریت پروژه را از خاتمه پروژه بر طبق برنامه زمانی و بودجه تعیین شده و بطور کلی تامین کامل و بهینه  هدفهای پروژه مطمئن می سازد نظارت موجب می شود نتایج حاصل از انجام فعالیت ها تهیه شود تا با مقایسه عملکرد و برنامه،میزان اانحراف مشخص شود سپس تصمیمات لازم و مقتضی اتخاذ گردد.
-     فواید کنترل و نظارت در پروژه
1- جلوگیری از وقوع مشکلات و اثرات تخریبی بواسطه شناخت مسائل و مشکلات
2-شناخت فرصتها و موقعیتها برای تسریع در زمان انجام پروژه و یا کاهش هزینه ها و افزایش کیفیت پروژه
3- مستند سازی اطلاعات و نتایج جهت اقدامات بعدی
4- تحت کنترل قراردادن تغییرات در پروژه
نظارت،ارزشیابی و پیگیری را می توان به دو کفه ترازو تشبیه کرد که در یک سوی کفه برنامه ریزی و در کفه دیگر عملکردهای اجرای پروژه قرارگرفته است .شاقول ترازو و نقش کنترل و نظارت را بر عهده دارد که می توان بر مبنای عملکرد شاقول برنامه ریزی یا عملکرد را اصلاح کرد.لذا می توان گفت برنامه ریزی و اجرای پروژه شرط لازم جهت انجام پروژه است.لیکن نظارت،ارزشیابی و پیگیری،شرط کافی در رسیدن به تمامی اهداف پروژه می باشد.
-     سازمان پروژه
سازمان بین المللی استاندارد(iso)،سازمان پروژه را سازمانی که اجرای پروژه را بر عهده دارد تعریف می کند و بین سازمان ایجاد کننده و سازمان پروژه فرق قائل است.
1- سازمان ایجاد کننده پروژه:سازمانی است که تصمیم به اجرای پروژه می گیرد .این سازمان ممکن است شامل یک سازمان مستقل،مشارکت،کنسرسیوم و غیره باشد.سازمان ایجاد کننده پروژه،پروژه را به سازمان پروژه واگذار می نماید.
2- ممکن است سازمان ایجاد کننده پروژه در حال اجرای چندین پروژه باشد که هر کدام از آنها به یک سازمان پروژه متفاوت واگذار شده است.همچنین ممکن است سازمان پروژه بخشی از سازمان ایجاد کننده پروژه باشد.
- b.o.t   (build-operate-transfer)
- b.l.t     (build lease transfer)
- b.t        (build yransfer)
- b.o.o.t  (build own operate transfer)
- b.o.o     (build own operate)
- b.t.o     (build transfer operate)
- l.c        (documentary letter of credit)

اصول کنترل پروژه
الف- برنامه ریزی 
مرحله اول:
مطالعه و شناسایی و جمع آوری اولیه اطلاعات شامل: 
1)  مطالعه مدارک و شناسایی وضع موجود پروژه، بحث و تبادل نظر و اخذ اطلاعات اولیه.
2)  تهیه چارت سازمانی کنترل پروژه و گردش کار جهت کار برنامه ریزی  و کنترل پروژه با توجه به چارت مربوط
3) طراحی فرمهای اولیه جهت کار برنامه ریزی
4)  تهیه و اخذ آمارهای لازم مورد درخواست
مرحله دوم ـ قسمت اول:
تهیه چارچوب کلی برنامه شامل:
1) تفکیک پروژه به اهم فعالیتها و دسته بندی  گروهی آنها به منظور تهیه برنامه های گروهی آنها برای تهیه برنامه های کلان و تفصیلی با توجه به اطلاعات فنی، مطابق نقشه ها و تبادل نظر مجری طرح و یا مسئول پروژه.
2) تخمین زمان های اجرایی برای فعالیتعهای بند(1) با توجه به منابع مورد نیاز و روش های تجربی ضمن تطابق با زمانهای کلی قرارداد.
3) تعریف ارتباطات منطقی بین فعالیتهای اصلی با هماهنگی دفتر فنی و یا مجری طرح.
مرحله دوم ـ قسمت دوم :
آنالیز احجام و منابع برنامه شامل:
1) تفکیک ریزتر فعالیتها در دسته های مربوط(دیسیپلین های اجرایی) در مرحله قبل به صورت تفصیلی و یا جزئیات اجرایی کامل تر با توجه به نقشه های فاز 2 اجرایی و مدارک و مشخصات فنی.
2) تهیه متره های یک از فعالیتهای بند(1) با هماهنگی د فتر فنی کارگاه(B.?.Q)
3) تهیه لیست مصالح  و لوازم مورد نیاز استخراج شده از نقشه ها و مدارک فنی (M.T.?).
4)  تهیه لیست ماشین آلات مورد نیاز و لیست نیروی انسانی وابسته به فعالیتها.
5)  تهیه برآورد کلیه آیتم های متره شده در ردیف (2) با توجه به نوع قرارداد منعقده با هماهنگی دفتر فنی.
مرحله سوم:
تهیه برنامه تفصیلی با توجه به آنالیز منابع:
1) تهیه شبکه C.P.M جهت برنامه زمان بندی کلان "Master schedule " با توجه به بندهای (1) و (2) مرحله دوم ، قسمت اول.
2) تهیه شبکه C.P.M جهت تهیه برنامه زمان بندی تفصیلی اجرایی براساس اطلاعات تهیه شده مراحل قبلی و تعیین مسیر بحرانی و فعالیتهای بحرانی.
3) تهیه برنامه زمان بندی تدارکات پروژه شامل: مصالح، نیروی انسانی و ماشین آلات با توجه به اطلاعات تهیه شده مراحل قبل.
4)  تهیه برنامه زمان بندی مالی( دریافت ـ پرداخت) پروژه.
5)  درصد بندی کردن فیزیکی و ریالی فعالیتها و دسته بندی گروهی و تهیه منحنی های    زود ترین و دیرترین "S " پیشرفت پروژه.
ب ـ کنترل پروژه
مرحله اول:
تدوین فرمت های کنترلی شامل:
1) تهیه فرم های کنترلی مطابق با برنامه های تهیه شده
2) کنترل روند گردش کار مطابق با چارت سازمانی و نیر کنترل لازم جهت تکمیل فرم های بند(1)
3) تهیه فرمت لازم جهت تهیه گزارشات پیشرفت ماهانه، هفتگی ، روزانه.
4)  به روز نمودن برنامه های مبنا با توجه به اطلاعات و آمارهای اخذ شده توسط فرم های بند(1)
5)  تهیه جدول خلاصه پیشرفت گروهای کاری و کل پروژه و گراف های مربوط(منحنی های پیشرفت)
مرحله دوم:
تدوین زمان های تحویلی و کنترل برنامه:
1)  تعیین زمان و دوره های کنترلی برنامه ها با توجه به حساسیت پروژه با هماهنگی مجری طرح.
2)  تعیین زمان و موعد تحویل فرم های تکمیلی برای قسمت های مختلف پروژه به همراه تأییدات لازم.
3) تدوین چک لیست و یا پانچ لیست برای گزارش عملکرد جهت دفتر فنی.
4) تدوین دستور العمل و فرمت مناسب جهت اتمام بعضی از فعالیتهای خاص به لحاظ کمی یا کیفی و یا احیاناً تست و تحویل ها. 
مرحله سوم:
تجدید نظر در برنامه:
1)  بازنگری کامل(Revision) برنامه های زمان بندی، تدارکاتی و مالی موجود در دوره های مشخص و تعیین کفایت زمان باقیمانده جهت تکمیل کار.
2)  تعیین فعالیتهای باقی مانده و تعیین فعالیتهایی که از میان آنها قابلیت فشرده شدن را به لحاظ منطق اجرای کار ، تغییر روش اجرا، استفاده از ظرفیتهای بیشتر در اجرای فعالیتهای مزبور، تغییر روشهای فنی و اجرایی در صورت امکان،افزایش شیفت کاری، افزایش راندمان و ... به منظور بازنگری صورت می گیرد.
مرحله چهارم:
تحلیل وضعیت و ارائه راه حلها در کنترل پروژه:
1)  تحلیل وضعیت پیشرفت و روند پروژه با توجه به گزارشات تهیه شده.
2)  اجرایی تر کردن و مورد استفاده بهتر قرار دادن برنامه های زمان بندی و تدارکاتی و مالی جهت  برنامه ریزی های کارگاهی و اعمال روش های مدیریتی کارگاهی نوین با استفاده از سیستم  برنامه ریزی و کنترل پروژه.
3)  ارائه راه حل ها جهت رفع مشکلات و تنگناها به روش های مهندسی و تحقیق در عملیات با همکاری مهندسین مقیم و اطلاعات اخذ شده توسط فرم های کنترل و برنامه های به روز شده.
4)  نظارت عالیه کارگاهی به صورت مجزا توسط واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه.
نظام برنامه ریزی و کنترل پروژه
1- تهیه روشهای هماهنگی فعالیتهای پروژه با همکاری و هماهنگی کارفرما.
2-  تهیه برنامه جامع فعالیتهای کل پروژه با هماهنگی و همکاری کارفرما
3-  همکای با کارفرما جهت اجرای سیستم کنترل پروژه و نظارت بر آن
4-  کنترل وپیگیری واعمال تغییرات لازم در برنامه اجرایی براساس وقایع و رویدادهای مختلف در زمان اجرای پروژه و مقایسه با برنامه پیش بینی شده و تعییین انحرافات و تهیه گزارش
5- تهیه و تنظیم دستور جلسات و صورتجلسات مدیریت و هماهنگی پروژه
6-  ایجاد سیستم کنترل پروژه برای کلیه فعالیتها و ارائه گزارش به کارفرما برای هر فعالیت با ذکر مشکلات کار
7-  ارائه پیشنهادات برای تنظیم مناسب  فعالیتها با برنامه کلی و ارائه گزارش آن به کارفرما
8-  هماهنگی خدمات مهندسی / طراحی /اجرایی بخشهای مختلف پروژه
9-  نگهداری و طبقه بندی مدارک ، مکاتبات و اطلاعات مربوط به پروژه
شرح وظایف تهیه اسناد مناقصه برای پیمانکاران داخلی
1- تهیه دفترچه ریزمتره فعالیتهایی که از طرف پیمانکار، برای هر پروژه تعریف شده می بایست اجرا شود.
2-  قیمت گذاری برای هر یک از فعالیتهای پروژه با توجه به قیمت های متعارف روز و هزینه های پیمانکار به صورت برآوردهای نفر ـ ساعتی و یا وزنی
3- تهیه خلاصه مالی پیمان مشتمل بر قیمتهای تمام شده فعالیتهای موضوع پیمان و ضرایب افزاینده شامل:
-  ضریب تجهیز و برچیدن کارگاه
-  ضریب منطقه
-  ضریب بالا سری
-  ضریب صعوبت
-  ضریب تعدیل( در صورت لزوم)
4- تهیه فرم پیمان ـ شرایط عمومی پیمان  ـ شرایط اختصاصی پیمان ـ دعوتنامه شرکت در مناقصه ، شرایط مناقصه ، فرم های ضمانتنامه ـ تعهدنامه ـ برگ پیشنهاد قیمت
5-  تهیه فهرست نقشه های اجرایی
6-  تهیه فهرست بخشنامه ها و دستور العملها
7-  تهیه برنامه زمان بندی کلی اجرای کار
 مستند سازی و ثبت اطلاعات:
 سیستم اطلاعات مدیریت پروژه شرکت آرتیم ساز با تهیه، گردآوری، ثبت و نگهداری اطلاعات مراحل مختلف پروژه و پردازش، طبقه بندی و تحلیل آنها و تهیه اطلاعات و گزارشهای لازم در تحقق اهداف پروژه  بسیار موثر عمل می نماید.ازجمله مهمترین کارکردهای سیستم اطلاعات مدیریت پروژه، مستند سازی وثبت اطلاعات در مراحل مختلف دوره طول پروژه می باشد. در ادامه مزایای حاصل از نظام مستند سازی شرکت و انواع مستندات مربوطه در هر پروژه بیان می شود.
 مزایای مستند سازی و ثبت  اطلاعات:
 احتیاط کردن و تدبیر لازم جهت ثبت و مستندسازی انواع اطلاعات در هر پروژه از نظر شرکت آرتیم ساز امری ضروری محسوب می گردد. برخی از مهمترین منافع حاصل از نظام مستد سازی از نظرشرکت آرتیم ساز را می توان به شرح زیر بیان نمود.
 1-  مستند سازی مناسب این امکان را برای استفاده کنندگان پروژه پدید می آورید تا بعد از تکمیل پروژه چگونگی اجرای پروژه را بررسی نمایند. به عبارتی این کار ممیزی پروژه را تسهیل میکند.
2-  در هنگام اجرای پروژه همواره درسهایی آموخته می شود که ثبت و مستندسازی این آموخته ها گنجینه گرانبهایی از تجارب سودمند را جهت اجرای پروژه های بعدی فراهم می آورد. بدین ترتیب عملکردها با گذشت زمان کارآمدتر می گردد.
3-  هرگاه مستندسازی به عنوان رویه ای ثابت در اجرای پروژه نهادینه شود، هنگام بورز مشکلات احتمالی، با رجوع به آن مستندات می توان به راحتی به جستجوی علل و عوامل اصلی پیش آمدن آن مشکل پرداخت.
4-  مستند سازی پیوسته و همزمان با مراحل مختلف اجرای پروژه زمینه بروز اختلافات در زمینه ارتباطات کاری بین متولیان پروژه را از بین می برد.
5-  با پیشرفت کار، پروژه قادر نیست تا این حجم عظیم اطلاعات را در ذهن خود نگهداری کند، بنابراین ثبت وضبط اطلاعات و بایگانی آنها از مفقود شدن اطلاعات مهم جلوگیری می کند.
6-  همواره احتمال بروز مناقاشات و نزاع هایی بین طرفین درگیر پروژه، چه در هنگام اجرای پروژه چه پس از تکمیل پروژه وجود دارد. مستند سازی اطلاعات توسط هر یک از طرفین این احتمال را کاهش می دهد .
7- در صورت رخ دادن تغییر و تحول و جابجایی پرسنل پروژه ، امکان پیگیری کار را میسر می نماید.
8-  مستند سازی همزمان ابزاری کارا برای مطلع نمودن قسمتهای مختلف سازمان پروژه از وضعیت پروژه بوده و تعدادجلسات  مورد نیاز برای ایجاد ارتباطات شفاهی را کاهش می دهد.
9-  ثبت اطلاعات جهت نظارت بر اجرای پروژه ابزاری سودمند است.در واقع با مستند سازی است که می توان با نظارت بر اجرای پروژه و انجام اقدامات و تصحیحات لازم، عملکرد پروژه را بهبود داده و در فرایندی به هنگام در جریان امور قرار گرفت.
10- ایجاد یک رویه مستند سازی معین، تمرکز بر روی جنبه های مهم پروژه را ممکن می سازد.
 انواع مستندات 
 1- مستند سازی طرح:
 برای تصویب نقشه های یک طرح، جلساتی با حضورمتولیان پروژه تشکیل  می شود، هر یک از این جلسات و تصمیمات اتخاذ شده در آنها باید ثبت گردد. بعنوان یک اصول کلی در شرکت آرتیم ساز، تمام مستندات مرحله قبل از مناقصه حداقل باید تا تکمیل پروژه نگهداری شوند، این موارد شامل نقشه های مقدماتی، صورتجلسات، ضمیمه برای پیمانکاری، تخمین وتمهیدات می شود.
 با پیشرفت پروژه، گاهی نقشه های طرح مورد تجدید نظر قرار می گیرند. در چنین شرایطی تحولات تدریجی نقشه ها پیگیری می شوند و دقیقاً مشخص می شود که چه چیزی تغییر یافته است. 
2- گزارشات و اسناد روزانه:
 یکی از مهمترین مستندات در پروژه ها گزارش روزانه است. در این گزارش مواردی همچون مکان کار، کار انجام شده، کارکنان مورد استفاده، ساعات کاری، تجهیزات مورد استفاده، شرایط جوی و هر حادثه یا مشکل احتمالی ذکر می شود. این گزارشات باید دارای تاریخ و امضاء باشد.
این اطلاعات جزیی، در مواردی به کمک مدیر می آیند، نخست، مدیر نیاز دارد که پیشرفت کار را در مقیاسه با برنامه زمانی پیگیری کند. بدون ثبت کار روزانه، لازم است که هر روز با بازدید از کارگاه، میزان کار انجام شده را برآورد کند، پس راحت تر و دقیق تر آن است که این اطلاعات روزانه ثبت شوند. اگر زمان بندی CPM مورد استفاده باشد، آنگاه در گزارش کار روزانه تنها فعالیتهای مشخص موجود در برنامه ریزی آن  روز آورده می شود. این کار از پیش آمدن ابهام در مورد کاری که انجام شده جلوگیری نموده و به هنگام  سازی برنامه زمانی را تسهیل می کند.
در یک گزارشات روزانه ممکن است که فرمهایی طراحی شود، اما این کافی نیست. کلیه کارکنان باید درقبال نحوه استفاده از این فرمها و هدف آنها توجیه شوند.
هنگامی که گزارشات آماده می شوند، مدیر بابررسی آنها سعی در برآورده نمودن احتیاجات می نماید.این مطلب در زیر عنوان دستور العملهای رویه بیشتر مورد بحث قرار خواهد گرفت.
چه در گزارش روزانه و چه در سایر فرمها، باید اطلاعات تجهیزات پروژه و استفاده از آنها ثبت شود. این امر هم برای کارفرما و هم برای پیمانکار حائز اهمیت است.
 3-  اطلاعات هزینه ای: 
 مشخص است که کلیه اطلاعات مربوط به هزینه از اهمیت خاصی برخوردارهستند. این پرونده های اطلاعاتی مشتمل بر فاکتورها، سفارشات خرید، حسابهای پرداختی، صورت حقوق بگیران و درخواستهای تغییر می باشد.
 
4- دستورالعمل رویه های پروژه: 
 مدیر باید از همان آغاز پروژه، به نگهداری اطلاعات توجه نموده و برای آن برنامه ریزی و طراحی کند. یک روش موثر جهت طراحی اطلاعات مدیریت و نیز برای اجرای آن، تهیه یک دستور العمل رویه ها برای پروژه می باشد. این دستورالعمل دقیقاً رویه هایی را که باید در پروژه دنبال شوند را مشخص می کند.
هر پروژه دستور العمل مختص به خود را دارد. مدیر پروژه باید برای تهیه دستور العمل احساس مسئولیت کند. در دستورالعمل موارد مختلفی را می توان مدنظر قرار داد.مواردی همچون:پروژه شامل چه چیزهایی است،استفاده کننده ها، هدف دستورالعمل و .... 
 رویه ثبت اطلاعات:
  فرایند ثبت اطلاعات نمی تواند بدون برنامه ریزی و طراحی انجام شود. پروژه باید اجزای مختلف اطلاعاتی را شناخته و از میان آنها تنها داده های کلیدی را ثبت و مشخص سازد که:
- چه نوعی از مستند سازی در سازمان پروژه باید انجام شود؟
-  اطلاعات چگونه باید ثبت شوند؟
-  اطلاعات ثبت شده به چه نحوی مورد استفاده قرار گرفته و بین چه کسانی تبادل می شود؟ 
قدم اول برای طراحی فرایند مستند سازی آن است که فهرستی از انواع اطلاعات لازم جهت عملیات جاری تهیه شود.. یک فهرست نمونه از اطلاعات لازم در اجرای طراحی پروژه می تواند به صورت زیر باشد:
الف) پرسنل روزانه
ب ) کار انجام شده روزانه
پ ) تجهیزات موجود در کارخانه
ت ) خلاصه مذاکرات حضوری
ث ) پرونده امور ساخت
ج ) مکاتبات
چ )درخواست اطلاعات
ح ) گزارشات صورت وضعیت
خ ) پرونده هزینه
د ) نقشه ها و تغییرات آنها
ذ ) شرایط جوی
ر ) مشکلات احتمالی
ز ) بازدید کنندگان از کارگاه
ط ) لیست کارکنان موظف
ظ ) یادداشت
ع ) گزارشات گواهی
غ ) بازرسی ها
ف )عکس ها یا فیلمها
ق )پیشرفت کار
م ) ارتباطات کارگاهی
در مرحله بعد هدف از ثبت اطلاعات مختلف را معین کرده، فرمتی برای ثبت برقرارنموده و بهترین شخصی که قادر به ثبت اطلاعات می باشد را معین می نماید. بعنوان مثال مدیری به  مستند سازی کار روزانه نیاز دارد. این اطلاعات در بهنگام کردن پروژه و تعیین میزان تناسب صورتحساب دوره ای به او کمک خواهد کرد. در عین حال ممکن است از پیمانکاردست دو نیز برای ثبت همین اطلاعات درخواست شود. حال مدیر می تواند فرمت مناسبی برای ثبت اطلاعات مشخص کند. سرانجام او باید کسی را که اطلاعات را بازبینی می نماید ، مشخص نموده وتعیین کند که این اطلاعات چگونه بایگانی و حفظ شود. در ضمن باید مشخص شود که چه کسانی رونوشت این اطلاعات را دریافت می دارند.
ازآنجایی که همین فرآیند برای پروژه های دیگری از ا ین نوع تکرار می شود، مدیر مربوطه        می تواند سیستمهای برقرار شده در پروژه های قبلی را در پروژه های جاری نیز بکار گیرد. البته با بیشتر شدن تجارب، رویه ها تغییر نموده و بهبود می یابند تا با نیازهای جدید سازگار باشند.
 نظام مدیریت مستندات
 سیستم مدیریت مستندات در برگیرنده موارد زیر است:
- مستندات مربوط به مشخصات پروژه، پیمانکاران واحدهای  درگیر، زمان و هزینه پیش بینی شده ، شیوه اجرایی، اهداف و مقاصد
- پیگیری زمانی گردش مستندات میان ارکان مختلف در گیر در پروژه و نگهداری سوابق از مستندات
- اطلاعات مربوط به ماتریس مسئولیت پروژه از جمله اطلاعات ساختار سازمانی اجرای پروژه، ساختار دسته بندی کارهای پروژه، نوع مسئولیتهای هر واحد اجرایی در مقابل بسته های کاری
- اطلاعات مربوط به ماتریس مسئولیت( مشابه فوق) در مورد رویه ها و دستور العملهای متناظر با مسئولیتهای مختلف افراد در مقابل تهیه برنامه زمانبندی، تصویب آن، تخصیص و به کارگیری منابع، تخمین های زمانی و هزینه ها و ....
- اطلاعات و تصمیمات جلسات هفتگی پروژه در تمام سطوح( مدیریت عالی ، مدیریت عملیاتی)
- اطلاعات مربوط به چک لیستها از جمله چک لیست تعریف پروژه، شروع کار، فعالیتهای مهندسی و....
- اطلاعات مربوط به کلیه وقایع کلیدی در پروژه، تصمیمات خاص، مشکلات اجرایی و بطور کلی اطلاعات اجرایی پروژه از آغاز تا پایان
  سیستم گزارش دهی:
 
با در اختیار داشتن امکانات نرم افزاری مناسب، علاوه بر گزارشات متداول مورد نیاز بصورت از پیش تعریف شده، قادر به تولید انواع گزارشات مورد نیاز کارفرمایان محترم است. به هر حال انواع گزارشاتی که در این سیستم گزارش دهی جای می گیرد، عبارتند از: 
-  شزارشات مربوط به وضعیت پیمانکاران،وضعیت عملکرد،سهم مالی،تغییرات درخواستی،میزان پیشرفت فعالیتها(پروژه مرتبط)
- گزارشات  مربوط به وضعیت مدارک و مستندات موجود در پروژه،تصویب یا ابلاغ آنها،آخرین نسخ و ...
- گزارشات مربوط به وضعیت کار مهندسی، میزان پیشرفت، نقشه ها و مدارک تکمیل شده و ...
- گزارشات مربوط به راندمان و کارآیی عملکرد پروژه و شاخص کارآیی زمان و هزینه
- گزارشات مربوط به ارزش حاصله و اطلاعات پیش بینی زمان و هزینه تا ختم پروژه
- گزارشات مربوط به کارهای لازم الاجراء در مقاطع زمانی مختلف به تفکیک پیمانکاران و واحدهای خودی - گزارشات مربوط به آخرین وضعیت مدارک و مستندات، تغییرات اعمال شده و سوابق آنها و .....