اين سناريو را در نظر بگيريد: به دليل اتخاذ سياست‌های انقباض مالی يک شرکت، مديرعامل از دستيار خود می‌خواهد برای ماموريت‌های بين شهری کارکنان فروش، ارزان‌ترين پروازهای ممکن و هتل‌های محل اقامت را پيدا کند. اما همين تصميم به ظاهر بی ضرر، سازمان را با مشکلات عجيبی مواجه کرد، چرا که به دليل خدمات دهی نامناسب چنين شرکت‌هاي هواپيمايي از جمله تاخير در پرواز (البته اين موضوع در برخی کشورها به گرانی و ارزانی شرکت هواپيمايي ارتباطی ندارد!)، برخورد نامناسب و توهين‌آميز مهمانداران هواپيما، پذيرايي غذايي و اسکان نامناسب در هتل موجب احساس خستگی، کم حوصلگی و در نهايت تضعيف روحيه در کارکنان به‌ويژه کارشناسان فروش شرکت و در نتيجه افت شديد ميزان فروش شد.
مثال
ساده‌ای که بيان شد نمايانگر زمانی است که درک مناسبی از ارتباط اهداف يک
تيم با اهداف کلی سازمان حاصل نشده است. البته در اين سناريو هدف سازمان که
کاهش هزينه‌های ناشی از سفرهای کاری بود، محقق شد؛ اما در عوض آسيبی جدی
بر عملکرد کلی سازمان وارد شد!
استفاده از
ابزار مدل دانش سازمانی دمينگ در چنين مواردی می‌تواند مفيد واقع شود. اين
ابزار به شما کمک می‌کند تا اهداف تيمی خود را با در نظر گرفتن اهداف
سازمانی تنظيم کنيد.
معرفی ابزار
ابزار مدل
دانش سازمانی دمينگ، برای اولين بار توسط پروفسور ادوارد دمينگ ارائه شده
است. اين ابزار به شما کمک می‌کند تا به سازمان به صورت کلی نگاه کنيد و به
اين ترتيب قادر خواهيد بود درک بهتری از چگونگی تاثير اقدامات تيم خود بر
ديگر بخش‌های سازمان داشته باشيد. با استفاده از اين ابزار خواهيد توانست
به شکل موثرتری با کليه قسمت‌های سازمان فعاليت مشترک انجام دهيد. پروفسور
دمينگ در معرفی اين ابزار می‌گويد، اين مدل علاوه بر بهبود تعاملات کاری
می‌تواند منجر به رضايت شغلی بيشتر ميان کارکنان نيز شود. شمای کلی اين
ابزار در شکل زير به نمايش گذاشته شده است:
هنگام
استفاده از اين ابزار به ارتباط هر جزء با اجزای ديگر توجه داشته باشيد چرا
که تغيير در هر جز می‌تواند منجر به تاثيرگذاری در اجزای ديگر شود. برای
مثال، ممکن است اتخاذ تصميمی در سازمان (نظريه دانش) منجر به تغييراتی در
فرآيندها (سيستم‌های سازمان) شود و بر اثر آن کارکنان حس بهتری نسبت به کار
داشته باشند (روانشناسی) و بعد از آن بعضی افراد کار خود را بهتر انجام
دهند (اثر تغيير).
1) سيستم
سازمانی: مسيری است که در آن تمام قسمت‌های سازمان، از جمله کليه کارکنان،
تامين‌کنندگان، تيم مديريت و مشتريان با آن در تعامل بوده و با کمک آن
اهداف سازمانی را محقق می‌کنند. مهم اين است که اين سيستم برای تمامی اجزای
ياد شده هدفی مشترک در نظر می‌گيرد.
ابتدا نياز
به درک کامل سازمان و تيم‌ها و گروه‌های داخلی آن را داريد. بايد به خوبی
چشم‌انداز و ماموريت را درک کنيد و از تاثير عوامل بيرونی چون مشتری و
تامين‌کنندگان بر آنها آگاه باشيد. با استفاده از نمودار سازمانی جريان
فرآيندها، می‌توانيد به روابط اجزای سازمان به خوبی مسلط شويد.
2) اثر
تغيير: اين بخش شامل تغييرات و تضادهايي است که می‌تواند اهداف سازمان شما
را تحت تاثير خود قرار دهد. برای مثال ممکن است گاهی در سازمان، يک واحد
کار خود را با کيفيت بالاتر يا زودتر از موعد مقرر تحويل دهد يا برعکس کاری
پايين‌تر از استانداردهای تعيين شده و همراه با تاخير ارائه شود. به‌طور
بديهی هر دو حالت ممکن است اثراتی بر نحوه رسيدن به اهداف سازمان داشته
باشد.
می‌توانيد اين موضوعات را مورد توجه قرار دهيد:
آيا فعاليت‌هايي در سازمان وجود دارند که انجام آن بيش از زمان استاندارد به طول بيانجامد؟
آيا تا به حال به مشکلاتی در زمينه کيفيت انجام کار برخورد کرده‌ايد؟
آيا استاندارد تعريف شده کار با توانايي اعضای تيم سازگاری دارد؟
ضمنا می‌توانيد پاسخ اين سوالات و نحوه تاثير اين مولفه بر سه مولفه ديگر اين ابزار را مورد بررسی قرار دهيد.
3) نظريه
دانش: اين مولفه به اين معنی است که چگونه بخش‌های مختلف سازمان از دانش به
اشکال مختلف داده، روند و اطلاعات برای تصميم‌گيری در تغيير استفاده
می‌کنند. برای مثال يک شرکت فروش بيمه اينترنتی، ممکن است استراتژی
بازاريابی خود را از تجزيه و تحليل ميزان ترافيک سايت اينترنتی خود استخراج
کند يا يک شرکت خرده فروش ممکن است دانش خود را برای جهت‌گيری رسيدن به
اهداف سازمان از استقبال مصرف‌کنندگان از محصولی خاص به‌دست بياورد.
می‌توانيد اين موضوعات را مورد بررسی قرار دهيد:
آيا به‌طور موثر از دانش موجود در سازمان برای تصميم‌گيری‌ها استفاده می‌شود؟
آيا با استفاده از اطلاعات موجود در سازمان، توانايي استفاده از فرصت‌ها و مقابله با تهديدها را داريد؟
آيا اطلاعات مربوط به اهداف تيم‌های ديگر بر تصميم‌گيری‌های شما تاثيرگذار است؟
4)
روانشناسی: اين مولفه مربوط به نحوه عملکرد کارکنان در سازمان است. با
داشتن درک مناسب‌تر در اين بخش، قادر خواهيد بود اعضای تيم را با روش‌هاي
بهتری مورد تشويق و انگيزش قرار دهيد.
+ نوشته شده توسط محمد در سه شنبه سوم دی ۱۳۹۲ و ساعت
۳:۲۷ ب.ظ |