در اغلب موارد کار تيمی روشی موثر برای رسيدن به اهداف تعريف شده در سازمان است و بدون شک، زمانی که اعضای تيم به خوبی با هم تعامل داشته باشند، نتايج خيرهکنندهای حاصل میشود. متاسفانه عکس اين قضيه هم صادق است، به عبارتی گروهی که اعضای آن توانايي تعامل را نداشته باشد، سرنوشتی جز شکست ندارد.
عوامل
متعددی میتواند در عملکرد نامناسب يک تيم کاری نقش داشته باشد، اما چنانچه
مسووليتها و مواردی که بايد برای آن افراد پاسخگو باشند، شفاف شود،
شناسايي نقاط ريسک عملکردی بسيار آسانتر خواهد شد.
هرچه نوع
پروژه يا فعاليت تعريف شده در تيم پيچيدهتر، از نظر زمانی حساستر و
نزديکتر به بحران باشد، شفافيت نقشهای افراد تيم اهميت بيشتری پيدا
میکند. بدون مشخص شدن دقيق نقشها، ممکن است اعضای تيم دچار تعارض، دوباره
کاری و سردرگمی شوند و کارتيمی با اين شرايط خسته کننده و ناکارآمد و به
احتمال زياد با کمترين نتايج قابل قبول خواهد بود. ابزار ماتريس RACI،
ابزار کارآمدی است که ساختاردهی و شفافيت نقشهای هريک از اعضای تيم را
ممکن میسازد. اين ماتريس يک جدول ساده است که در آن مسووليتهای افراد به
خوبی مشخص میشود و با استفاده از آن میتوانيد اطمينان حاصل کنيد، شرايط
برای مراقبت از عملکرد افراد تيم مهيا شده است.
معرفی ابزار
RACI، مخفف چهار واژه زير است:
R: مسوول (Responsible)
A: پاسخگو (Accountable)
C: مشاور (Consulted)
I: مطلع شونده (Informed)
پس از فهرست
کردن کامل کارهاو مشخص کردن هر يک از نقشهای چهارگانهای که ذکر شد، با
استفاده از ابزار ماتريس RACI، به آسانی مشخص میشود که چه شخصی مسوول يا
پاسخگو است، از چه کسی در صورت نياز بايد مشورت گرفت و به چه کسی فقط بايد
نتيجه کار را اطلاع داد.
مسوول(R):
افرادی هستند که کار اجرايي به عهده آنها است و وظيفه هماهنگی و تصميمگيری
را برای انجام کار بر عهده دارند، ممکن است برای يک فعاليت، چند نفر اين
مسووليت را برعهده داشته باشند.
پاسخگو(A):
اين فرد صاحب و مالک فعاليت است. وظيفه فرد «پاسخگو» است که شروع و اتمام
کار را تاييد کند. اين فرد بايد اطمينان حاصل کند تمام مسووليت در ماتريس
RACI به افراد اختصاص داده شده است. در ابزار RACI برای هر فعاليت تنها يک
نفر میتواند نقش «پاسخگو» را داشته باشد.
مشاور(C):اين افراد کسانی هستند که در فرآيند انجام کار به تيم مشورت میدهند و جز افراد اثرگذار برای انجام بهتر فعاليت هستند.
مطلع
شونده(I): اين افراد بايد از وضعيت پيشرفت فعاليت يا تصميمگيریهای مرتبط
با آن به روزرسانی و آگاه شوند، اما نيازی به اخذ مشورت و درگير شدن اين
افراد در کار نیست.
چگونه از اين ابزار استفاده کنيم؟
برای استفاده اين ابزار، گامهای زير را برای تکميل ماتريس RACI برداريد:
1) کليه وظايف، فعاليتها و تصميمگيریهاي تيم خود را فهرست کنيد. بهتر است برای اين کار همه اعضای تيم خود را درگير کنيد.
2) کليه نقشهای افراد را در تيم خود فهرست کنيد.
3) سپس
ماتريسی از دو فهرستی که تهيه کردهايد، ايجاد کنيد. وظايف، فعاليتها و
تصميمگيریها را در ستون اول فهرست کنيد و سپس نقشها را در رديف اول
ماتريس ليست کنيد.
(ماتريس نمونه تکميل شده RACI)
1) اکنون برای هر وظيفه ذکر شده، RACI را جاگذاری کنيد. مشخص کنيد چه کسی است مسوول، پاسخگو، مشاور و مطلع شونده است.
2) در مرحله بعد، RACI برای هر رديف به دقت کنترل کنيد. برای هر رديف:
بايد يک فرد پاسخگو(I) تعيين کنيد.
بايد حداقل يک مسوول(R) تعيين کنيد.
وجود مشاور يا مطلع شونده برای هر رديف اختياری است.
به ياد داشته باشيد بيشتر شدن تعداد افراد مشاور يا مطلع شونده ممکن است موجب بروز تعارض در تيم شود.
3) پس از
حصول اطمينان از درستی تکميل ماتريس، کاربعدی تجزيه و تحليل آن است. تجزيه و
تحليل شما میتواند با طرح سوالاتی شبيه به موارد زير انجام شود:
آيا فرد يا واحدی در ماتريس وجود دارد که مسووليتهای زيادی برايش در نظر گرفته شده باشد؟
آيا فردی که به عنوان پاسخگو انتخاب شده، تواناييهاي لازم را برای هماهنگی و نظارت با افراد تيم دارد؟
آيا فردی وجود دارد که به طور همزمان در چند وظيفه درگير باشد؟ اگر چنين است شايد نياز به اولويتبندی وظايف برای وی داشته باشيد.
4) در مرحله
آخر ماتريس RACI را برای اعضای تيم به طور کامل تشريح کنيد و در صورتی که
نياز شد در مقاطع مختلف زمانی آن را به روز نماييد.
+ نوشته شده توسط محمد در یکشنبه دهم آذر ۱۳۹۲ و ساعت
۱۲:۲۰ ب.ظ |