انضباط سازمانی يکی از الزامات مهم برای حرکت به جلو در هر کسب‌وکار است.
تهيه، تدوين و رعايت يک برنامه انضباطی مناسب می‌تواند سازمان را به محلی
امن‌تر و بهره‌ورتر تبديل کند.
وقتی در سازمان انضباط کاری حاکم باشد، شرايطی فراهم می‌شود تا کارکنان و مديران بهترين رفتار ممکن را برای کار از خود نشان دهند.
وقتی در سازمان انضباط کاری حاکم باشد، شرايطی فراهم می‌شود تا کارکنان و مديران بهترين رفتار ممکن را برای کار از خود نشان دهند.
معرفی ابزار
انضباط سازمانی
به معنای تعهد ريشه‌دار و عميق هر يک از کارکنان در سازمان است. به تعبيری
ديگر انضباط در سازمان يعنی انجام کار درست توسط همه افراد در همه زمان‌ها.
رعايت انضباط ممکن است نشان‌دهنده بخشی از فرهنگ هر سازمان باشد.
اغلب سازمان‌ها
برای اينکه بتوانند فرآيندهای کليدی خود را با شرايط بهتری مديريت کرده و
شرايطی انضباطی بر آن حاکم کنند، از رويکردهاي تهيه و تدوین دستورالعمل و
شيوه‌نامه استفاده می‌کنند، اما با وجود مناسب بودن اين رويکردها، چرا در
اغلب سازمان‌ها، کارکنان به اين سندهای انضباطی عمل نمی‌کنند؟ در اين
نوشتار گام‌های اجرايي ابزار رعايت انضباط سازمانی معرفی خواهد شد:
1. باور داشته
باشيد که انضباط سازمانی يک الزام است. هرچقدر فرآيندهای کاری در سازمان از
حساسيت‌های بيشتری برخوردار باشد، نياز به وجود انضباط در سازمان بيشتر
احساس می‌شود. برای مثال وقتی ماهيت سازمان حمل و نقل هوايي يا يک نيروگاه
هسته‌ای باشد، استفاده از برگه‌های کنترلی و انجام تاييديه در هر مرحله که
بخشی از انضباط سازمانی است کاملا ضروری خواهد بود. بايد در سازمان خود به
اين باور برسيد که برای رعايت انضباط هيچ راه ميانبری وجود ندارد.
يادآوری اين نکته
مهم است که هر محصول يا خدمت با سطح کيفي پايين نتيجه عدم رعايت انضباط در
فرآيندهای کاری است و می‌تواند منجر به ايجاد هزينه‌های زيادی برای سازمان
شود.
2. وضعيت موجود
سازمان را مورد ارزيابی قرار دهيد. با تعريف شاخص‌هايي جهت ارزیابی انضباط
سازمانی، وضعيت موجود سازمان را با استفاده از يک تيم مجرب، ارزيابی کنيد.
به اين ترتيب
خواهيد توانست نقاط قوت و قابل بهبود را شناسايي و برجسته کنيد. برای اينکه
بتوانيد تصويری واقعی از وضعيت موجود به‌دست آوريد نياز به سطح اعتماد
بالايي از تيم ارزيابی داريد. پيشنهاد می‌شود برای ارزيابی از يک ابزار
مشخص و در بازه‌های زمانی معين استفاده کنيد.
3. برای انضباط
سازمانی، طرح جامع تهيه کنيد. با ابتکار عمل و با استفاده از افراد
تاثيرگذار سازمان، برنامه‌ريزی دقيق، جامع و منطبق بر ارزش‌ها و فرهنگ‌های
سازمان برای انضباط سازمانی تدوين کنيد. طرح جامع تدوين شده، بايد قابليت
اجرا در سازمان را داشته باشد.
4. بر انضباط
سازمانی تمرکز کنيد. منظور تمرکز بر تک تک فعاليت‌های روزانه‌ای است که
توسط کارکنان در حال انجام است. اين موضوع به ويژه برای فرآيندهای کليدی
سازمان اهميت دوچندان دارد. با استفاده از مشارکت حداکثری کارکنان درگير در
فرآيندهای کليدی و با دقت کامل روش‌های انجام کار را مستند کنيد و آن را
در صورت کمترين تغيير به روز نگه داريد. به ياد داشته باشيد که در موضوع
انضباط کاری، با فرآيند بهبود مستمر روبه‌رو هستيد.
اگر مديريت
سازمان در ارائه دستورالعمل‌ها و روش‌ها از تمام ظرفيت‌های فنی و دانشی
سازمان استفاده نکند، کارکنان بر سر يک دوراهی خطرناک قرار می‌گيرند، ممکن
است از سند انضباطی نامناسبی که تهيه شده است پيروی کنند و يک نتيجه بد
برای سازمان ايجاد کنند يا اينکه آنچه تهيه شده است، ناديده بگيرند و
فعاليت‌های خود را با «روشی بهتر» انجام دهند که در اين صورت با ناديده
گرفتن دستورات مديريت سازمان دچار بی‌انضباطی سازمانی خواهند شد.
5. برای انضباط
سازمانی اولويت‌بندی کنيد. قرار نيست يک شبه يک سازمان منضبط ايجاد کنيد،
ضمن اينکه همه فرآيندهای سازمان نيز دارای يک درجه از اهميت نيستند.
بنابراين بهتر است برای تهيه دستورالعمل، روش و شيوه‌نامه فرآيندها را
اولويت‌بندی کنيد. بديهی است مواردی که با مسائل ايمنی کارکنان و پس از آن
با مسائل مالی سازمان ارتباط دارد می‌توانند در ابتدای فهرست اين اولويت‌ها
قرار گيرند.
6. فرآيندهای
انضباطی سازمان را تقويت و حمايت کنيد. با وجود اينکه انضباط می‌تواند
علامتی مثبت در فرهنگ سازمانی باشد، نياز است برای افرادی که احتمالا از
قوانين انضباطی پيروی نمی‌کنند بيانيه‌ای روشن در خصوص پيامدهای بی‌انضباطی
در سازمان تدوين شود. پيامدهای بی‌انضباطی در سازمان شامل پنج مرحله: 1)
اخطار شفاهی، 2) اخطار کتبی، 3) ادامه کار به‌صورت مشروط، 4) مرخصی اجباری
بدون حقوق و 5) اخراج باشد.
به خاطر داشته
باشيد برای افراد باانضباط سازمان نيز بايد برنامه تشويقی تهيه کنيد. نکته
قابل توجه در اين گام برابری همه سطوح کارکنان از پايين‌ترين سطح تا
بالاترين رده سازمانی است، چرا که همه سازمان بايد رعايت انضباط را بخشی از
وظايف محوله بدانند.
7. قوانين
انضباطی را پياده‌سازی و اجرا کنيد. قوانين انضباطی بايد به ساده‌ترين شکل
ممکن قابل اجرا و پياده‌سازی باشد. اين قوانين و انتظارات سازمان از
کارکنان در قبال آنها بايد به‌طور شفاف به اعضای سازمان ابلاغ شود. هر فردی
در سازمان بايد مسووليت دقيق خود را در هر يک از سندهای انضباطی به خوبی
درک کرده باشد. مهم‌ترين موضوعات در اين گام پيگيری مصرانه مديريت، ارتباط
مستمر دوسويه با افراد و پاسخگويي سريع به پرسش‌ها و ابهامات آنها است.
8. به‌طور مستمر
سازمان را از نظر قوانين انضباطی مورد ارزیابی قرار دهيد. بعد از اطمينان
از برداشته شدن گام‌های 2 به بعد، به‌طور مداوم وضعيت سازمان را مورد
ارزیابی و پايش قرار دهيد. در اين ارزيابی‌ها بايد بتوانيد پيشرفت واقعی
سازمان در رعايت انضباط را به خوبی مشاهده کنيد.
به ياد داشته
باشيد با وجود اينکه در اغلب اوقات واژه «انضباط» بار منفی و تنبيهی برای
کارکنان دارد، اما انضباط سازمانی به عنوان يکی از عوامل موثر در فرهنگ
سازمانی، می‌تواند سازمان را برای رسيدن به شرايط آرمانی توانمند و آماده
کند.
+ نوشته شده توسط محمد در سه شنبه هفدهم دی ۱۳۹۲ و ساعت
۹:۱۲ ق.ظ |